7. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA TEKNİKLERİNE DAİR AÇIKLAMALAR

Muayenehanemizce oluşturulan politika ve kişisel veri envanterinde yazılı olduğu üzere, işlenmiş olan kişisel veri ile ilgili İlgili yasal mevzuatta öngörülen süre veya işlendikleri amaç için öngörülen gerekli saklama süresinin sonunda kişisel veriler; Muayenehane yetkili birimlerince kendiliğinden veya ilgili kişisel veri sahibinin Muayenehanemize başvurusu üzerine, 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak aşağıda belirtilen yöntem ve tekniklerle imha edilmektedir.

7.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler: Sunucularda yer alan kişisel verilerden, saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler: Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

7.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

7.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilmesinde dahi, ilgili kişinin kimliği belirli veya belirlenebilir olmaktan çıkarılarak, bir gerçek kişiyle hiçbir surette irtibatlandırılamayacak hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle irtibatlandırılamayacak/ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

8. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Muayenehanenin, işbu politika ve ilgili yasal mevzuat kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak,

  • Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;
  • Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;
  • Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

Muayenehanenin, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında bu süreler tabloda gösterilmiştir. Muayenehanenin meşru menfaati ve ilgili veri sahibi ile yapılan, yapılacak sözleşmelerin kurulması ve ifası süreçleri, açılabilecek dava ve hukuki işlemler dikkate alınarak, kişisel verilerin saklama ve imha süreleri tabloda yer almaktadır.

TABLO 4- Süreç Bazında Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreleri

Süreç

Saklama Süresi

İmha Süresi

Çalışanlara ilişkin bilgiler

Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 Yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk denetim döneminde, en geç 180 gün içerisinde

Çalışan adayları, Stajyer adaylarına ait özgeçmiş, işe başvuru formlarındaki bilgiler

Talebin sonuçlandırılmasından itibaren 1 yıl

Talep tarihinden itibaren 30 gün ve Saklama süresinin bitimini takiben ilk denetim döneminde, en geç 180 gün içerisinde

Stajyerler (öğrenci)

Stajın sona ermesini takip eden takvim yılı yılbaşından itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk denetim döneminde, en geç 180 gün içerisinde

Hizmet Sağlayıcıları Tedarikçiler/Müşteriler

Sözleşme ve iş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk denetim döneminde, en geç 180 gün içerisinde

Ziyaretçiler

1 Yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk denetim döneminde, en geç 180 gün içerisinde

Müşteriler, Müşteri Yakınları

Veri İşleme Amacının Sona Ermesinden İtibaren 10 Yıl

Saklama süresinin bitimini takiben ilk denetim döneminde, en geç 180 gün içerisinde


9. KİŞİSEL VERİLERİN PERİYODİK İMHA SÜRESİ
Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Muayenehane, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Muayenehanede her yıl Şubat ve Ağustos aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.